Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è:

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non sussistono i presupposti di legge che ne rendono obbligatoria la nomina. La preghiamo di rivolgere le richieste in materia di protezione dei dati ai recapiti indicati.

2. A chi si applica questa informativa

• Le visitatrici e i visitatori di questo sito web, inclusa l’area download per il nostro software SAP.
• Le persone che ci contattano tramite il modulo di contatto, per e-mail o per telefono.
• Le persone di contatto presso clienti, potenziali clienti, fornitori e partner, anche se non abbiamo ricevuto i loro dati direttamente da loro (informazioni ai sensi dell’art. 14 del GDPR).

I dati relativi a persone giuridiche, come la ragione sociale, l’indirizzo dell’azienda o i dati del registro delle imprese, non sono di per sé dati personali. Lo sono quando si riferiscono a una persona fisica, ad esempio nel caso di imprese individuali o in relazione a una persona di contatto. A questi casi si applica la presente informativa.

3. Visita del sito web

Hosting

Questo sito web è ospitato presso Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Cipro. I server si trovano in un centro dati in Germania. Con Hostinger esiste un contratto di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

File di log del server

A ogni richiesta di una pagina o di un file, il server web tratta dati di accesso tecnicamente necessari: indirizzo IP, data e ora, indirizzo richiesto, volume di dati trasferito, codice di stato HTTP, la pagina visitata in precedenza (referrer) nonché browser e sistema operativo. Ciò vale anche per il download dei nostri pacchetti software.

Finalità e base giuridica

Trattiamo questi dati per fornire il sito web, garantirne la sicurezza e la stabilità, analizzare gli errori e respingere gli attacchi. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR. Il nostro interesse legittimo consiste nel funzionamento sicuro e senza interruzioni del sito web.

Periodo di conservazione

I file di log sono a nostra disposizione per sette giorni; successivamente non sono più accessibili per noi. Non li combiniamo con altri dati. Hostinger tratta i file di log come nostro responsabile del trattamento solo nella misura necessaria per il funzionamento e la sicurezza dell’hosting o quando la legge lo prescrive. I dettagli sono riportati nell’informativa sulla protezione dei dati di Hostinger.

4. Cookie, archiviazione locale, tracciamento

Questo sito web non utilizza cookie né tecniche di archiviazione analoghe nel Suo browser. Non impieghiamo servizi di analisi, tracciamento o marketing e non creiamo profili di utilizzo.

Font, script e immagini vengono caricati esclusivamente dal nostro server. Durante la visita del sito web non viene stabilita alcuna connessione a server di terzi. Per questo motivo non è necessario un banner per il consenso.

5. Modulo di contatto

Quali dati raccogliamo

Oggetto (selezione), azienda, nome e cognome e indirizzo e-mail aziendale nonché, facoltativamente, il Suo numero di telefono e ulteriori informazioni in testo libero. Inoltre memorizziamo il momento dell’invio e l’indirizzo del sito web attraverso il quale è pervenuta la richiesta. Il Suo indirizzo IP non viene memorizzato nel ticket; compare soltanto nei file di log del server di cui alla sezione 3.

Come trattiamo i dati

Il modulo crea la Sua richiesta come ticket nel nostro progetto commerciale in Jira Cloud. Jira è gestito da Atlassian; i dati del ticket fanno parte dei dati di prodotto per i quali abbiamo stabilito la Germania come luogo di archiviazione (vedi sezione 9). Vi hanno accesso esclusivamente i collaboratori di ISPICIO GmbH che elaborano la Sua richiesta. Per proteggersi da invii automatizzati, il modulo verifica caratteristiche tecniche della procedura di invio; non viene utilizzato alcun servizio captcha esterno.

Se la trasmissione a Jira fallisce, riceviamo per e-mail un messaggio di errore tecnico che contiene i dati della Sua richiesta, affinché non vada persa.

Finalità e base giuridica

Trattiamo i Suoi dati per elaborare la Sua richiesta, rispondervi e preparare un’offerta. Nella misura in cui la Sua richiesta è finalizzata all’avvio o all’esecuzione di un contratto con Lei come persona fisica, la base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR. In caso di richieste per conto di un’azienda, trattiamo i dati di contatto della rispettiva persona di contatto sulla base dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR. Il nostro interesse legittimo consiste nell’elaborazione di richieste commerciali e nella comunicazione con potenziali clienti e partner commerciali.

Dati obbligatori

Oggetto, azienda, nome e cognome e indirizzo e-mail aziendale sono necessari affinché possiamo attribuire la Sua richiesta e rispondervi. Senza questi dati la richiesta non può essere inviata. Il numero di telefono e le «Ulteriori informazioni» sono facoltativi; il numero di telefono lo utilizziamo soltanto per chiamarLa in merito alla Sua richiesta.

Periodo di conservazione

Se la Sua richiesta non porta a una collaborazione, cancelliamo il ticket non appena non è più prevedibile un ulteriore contatto, al più tardi tre anni dopo l’ultimo contatto. Se si conclude un contratto, si applicano i termini della sezione 7.

6. E-mail e telefono

Se ci contatta per e-mail o per telefono, trattiamo i Suoi dati di contatto, il contenuto del Suo messaggio e i dati necessari per l’elaborazione. Per e-mail, calendario, conferenze telefoniche e videoconferenze (Microsoft Teams) e l’archiviazione di documenti utilizziamo Microsoft 365 di Microsoft Ireland Operations Limited (vedi sezione 9).

La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR quando la comunicazione riguarda o prepara un contratto con Lei come persona fisica. Per le persone di contatto di un’azienda e negli altri casi, la base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR; il nostro interesse legittimo consiste nell’elaborazione di richieste commerciali e nella comunicazione con potenziali clienti e partner commerciali. Conserviamo la comunicazione per il tempo necessario all’elaborazione. Le lettere commerciali e d’affari le conserviamo per sei anni ai sensi dell’art. 257 del Codice di commercio tedesco (HGB) e dell’art. 147 del Codice tributario tedesco (AO).

Le e-mail non cifrate possono essere lette da terzi durante la trasmissione. Per contenuti riservati ci contatti; concorderemo allora una via di trasmissione adeguata.

7. Contatti commerciali: clienti, potenziali clienti, fornitori

Se collabora con noi come cliente, potenziale cliente, fornitore o partner, o agisce come persona di contatto di una di queste aziende, trattiamo i seguenti dati:

• Dati dell’azienda: ragione sociale, indirizzo dell’azienda, dati del registro delle imprese (tribunale del registro, numero di registro, persone con potere di rappresentanza), numero di identificazione IVA.
• Dati di contatto delle persone di contatto: nome e cognome, funzione nell’azienda, indirizzo e-mail aziendale, numeri di telefono fisso e cellulare aziendali.
• Dati contrattuali: offerte, contratti, ordini, attestazioni delle prestazioni, fatture e informazioni di pagamento come le coordinate bancarie.
• Dati di comunicazione: corrispondenza, note di colloqui, richieste di contatto e di supporto.
• Dati di licenza del nostro software SAP: un nome utente anonimo senza riferimento a persone, la chiave di licenza nonché inizio e fine della validità.

Da dove provengono i dati

Direttamente da Lei, dalla Sua azienda, ad esempio quando ci viene comunicato il Suo nominativo come persona di contatto, da registri pubblici come il registro delle imprese nonché da fonti accessibili al pubblico come siti web aziendali e reti professionali, ad esempio LinkedIn.

Nella misura in cui non abbiamo ricevuto i Suoi dati personali direttamente da Lei, La informiamo ai sensi dell’art. 14 del GDPR entro un termine ragionevole, al più tardi un mese dopo il ricevimento dei dati. Se utilizziamo i dati per comunicare con Lei, La informiamo al più tardi al momento della prima comunicazione a Lei; se è prevista la comunicazione a un altro destinatario, al più tardi al momento della prima comunicazione dei dati. Ciò non vale nella misura in cui sussiste un’eccezione di legge all’obbligo di informazione, ad esempio perché Lei dispone già delle informazioni.

Finalità e basi giuridiche

• Avvio, conclusione ed esecuzione di contratti, inclusi la preparazione di offerte, l’erogazione delle prestazioni, la fatturazione e il supporto: art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, nella misura in cui Lei è personalmente parte contraente, ad esempio come imprenditore individuale. Per le persone di contatto di un’azienda: art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR; il nostro interesse legittimo consiste nella comunicazione con i nostri partner commerciali e nell’esecuzione dei contratti con le loro aziende.
• Adempimento di obblighi di legge, in particolare degli obblighi di conservazione previsti dal diritto commerciale e tributario: art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR.
• Esercizio e difesa di pretese legali nonché tracciabilità delle nostre prestazioni: art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR.

Dove si trovano i dati

Gestiamo ticket, richieste di supporto e documentazione di progetto in Jira e Confluence (Atlassian Cloud). E-mail e documenti come offerte e contratti si trovano in Microsoft 365. Fatture e documenti contabili li trattiamo in DATEV Unternehmen online e tramite questa piattaforma li mettiamo a disposizione del nostro consulente fiscale per la contabilità e il bilancio annuale. Maggiori informazioni sui fornitori di servizi nella sezione 9.

Destinatari

I nostri responsabili del trattamento (sezione 9), il nostro consulente fiscale, le banche per la gestione dei pagamenti, i consulenti legali in caso di controversia nonché le autorità, quando siamo obbligati per legge. Non vendiamo dati e non li cediamo a terzi per finalità pubblicitarie.

Periodo di conservazione

Per la durata del rapporto commerciale e successivamente secondo i termini di legge: lettere commerciali e d’affari sei anni, documenti contabili come le fatture otto anni, libri contabili e bilanci annuali dieci anni (art. 257 HGB, art. 147 AO). I dati di potenziali clienti con i quali non si conclude alcun contratto li cancelliamo non appena non è più prevedibile un ulteriore contatto, al più tardi tre anni dopo l’ultimo contatto. Conserviamo i dati più a lungo soltanto finché eventuali pretese non sono ancora prescritte.

8. Supporto per il nostro software SAP

Le richieste di supporto su ISPICIO_X, ISPICIO_S e ISPICIO_E ci pervengono per e-mail all’indirizzo support@ispicio.com o tramite i canali di contatto indicati nel Suo contratto. In tale ambito trattiamo i Suoi dati di contatto, la descrizione della richiesta e la documentazione che ci trasmette per l’analisi degli errori, ad esempio schermate o file di log. La preghiamo di trasmettere soltanto quanto necessario per l’analisi e di rimuovere, per quanto possibile, i dati personali di terzi.

I dati di analisi e di log dei Suoi sistemi SAP restano nel Suo ambiente di sistema; noi non vi abbiamo accesso. Nella verifica online della licenza, il software trasmette la chiave di licenza tramite un’interfaccia alla nostra istanza Jira presso Atlassian, nella quale sono memorizzati i dati di licenza (vedi sezione 9). In tale ambito l’indirizzo IP del sistema chiamante viene trattato tecnicamente per la durata della richiesta; non lo memorizziamo. Atlassian tratta tali dati di connessione come nostro responsabile del trattamento nei propri registri operativi.

La base giuridica per l’elaborazione delle richieste di supporto e per la verifica della chiave di licenza è l’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR (esecuzione del contratto di licenza o di supporto). Il trattamento temporaneo dell’indirizzo IP, dovuto esclusivamente a motivi tecnici, lo fondiamo sull’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR; il nostro interesse legittimo consiste nel funzionamento sicuro e regolare della verifica della licenza. I ticket di supporto li conserviamo per la durata del contratto e successivamente secondo i termini della sezione 7.

9. Fornitori di servizi e trasferimento verso paesi terzi

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori di servizi come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Con tutti esistono contratti di nomina a responsabile del trattamento.

Trasferimento verso paesi terzi

Atlassian e Microsoft trattano dati anche al di fuori dello Spazio economico europeo, in particolare nell’ambito del supporto, della gestione operativa e dell’amministrazione di gruppo nonché tramite sub-responsabili del trattamento, tra l’altro negli Stati Uniti e in Australia. Per tali trasferimenti vale quanto segue:

• Se per il paese destinatario esiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea (art. 45 del GDPR), fondiamo il trasferimento su di essa. Per i destinatari negli Stati Uniti ciò vale nella misura in cui sono certificati ai sensi dell’EU-U.S. Data Privacy Framework; Atlassian e Microsoft sono certificati.
• Per i trasferimenti non coperti da una decisione di adeguatezza si applicano le clausole contrattuali standard della Commissione europea (art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR). Esse fanno parte dei nostri contratti di nomina a responsabile del trattamento con Atlassian, Microsoft e Hostinger.
• In aggiunta, i fornitori proteggono i dati mediante misure tecniche e organizzative, in particolare la cifratura in fase di trasmissione e di archiviazione nonché restrizioni di accesso.

Hostinger e DATEV trattano i nostri dati in centri dati in Germania; se Hostinger ricorre a sub-responsabili del trattamento al di fuori dello Spazio economico europeo, si applicano parimenti le clausole contrattuali standard. Su richiesta può ricevere una copia delle garanzie.

10. I Suoi diritti

Nei nostri confronti Lei ha i seguenti diritti in relazione ai dati personali che La riguardano:

• Accesso ai dati trattati (art. 15 del GDPR)
• Rettifica dei dati inesatti (art. 16 del GDPR)
• Cancellazione (art. 17 del GDPR)
• Limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR)
• Portabilità dei dati (art. 20 del GDPR)
• Revoca di un consenso con effetto per il futuro, nella misura in cui fondiamo un trattamento su di esso (art. 7, par. 3 del GDPR)

Per esercitare i Suoi diritti è sufficiente un messaggio a info@ispicio.com o all’indirizzo indicato nella sezione 1.

Diritto di reclamo

Lei ha il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati, in particolare nello Stato membro del Suo luogo di residenza, del Suo luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione. L’autorità competente per noi è:

11. Nessuna decisione automatizzata

Non adottiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato e non effettuiamo alcuna profilazione.

12. Sicurezza dei dati

Il sito web viene fornito esclusivamente tramite connessioni cifrate (HTTPS). Ciò vale anche per la trasmissione del modulo di contatto e per la connessione tra il nostro server e Jira. L’accesso ai nostri sistemi è limitato alle persone che ne hanno bisogno per il proprio compito ed è protetto mediante autenticazione a più fattori.

13. Modifiche della presente informativa

Adeguiamo questa informativa quando cambiano il nostro trattamento o la situazione giuridica. Si applica la versione di volta in volta pubblicata su questa pagina. Ultimo aggiornamento: 8 settembre 2026.