Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannten Kontaktdaten.

2. Für wen diese Erklärung gilt

• Besucherinnen und Besucher dieser Website, einschließlich des Downloadbereichs für unsere SAP-Software.
• Personen, die uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren.
• Ansprechpersonen bei Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern, auch wenn wir ihre Daten nicht von ihnen selbst erhalten haben (Information nach Art. 14 DSGVO).

Angaben zu juristischen Personen wie Firma, Firmenanschrift oder Handelsregisterdaten sind für sich genommen keine personenbezogenen Daten. Personenbezogen sind sie, wenn sie sich auf eine natürliche Person beziehen, etwa bei Einzelunternehmen oder in Verbindung mit einer Ansprechperson. Für diese Fälle gilt diese Erklärung.

3. Besuch der Website

Hosting

Diese Website wird bei Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, betrieben. Die Server stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf einer Seite oder Datei verarbeitet der Webserver technisch notwendige Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Das gilt auch für den Download unserer Software-Pakete.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten, um die Website auszuliefern, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Speicherdauer

Die Logfiles stehen uns sieben Tage lang zur Verfügung; danach sind sie für uns nicht mehr zugänglich. Wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen. Hostinger verarbeitet die Logfiles als unser Auftragsverarbeiter nur, soweit dies für Betrieb und Sicherheit des Hostings erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzinformationen von Hostinger.

4. Cookies, lokale Speicherung, Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und nutzt keine vergleichbaren Speichertechniken in Ihrem Browser. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Dienste ein und erstellen keine Nutzungsprofile.

Schriften, Skripte und Bilder werden ausschließlich von unserem eigenen Server geladen. Beim Besuch der Website wird keine Verbindung zu Servern Dritter aufgebaut. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich.

5. Kontaktformular

Welche Daten wir erheben

Anliegen (Auswahl), Firma, Vor- und Nachname und geschäftliche E-Mail-Adresse sowie optional Ihre Telefonnummer und weitere Informationen im Freitext. Dazu speichern wir den Zeitpunkt des Absendens und die Adresse der Website, über die die Anfrage einging. Ihre IP-Adresse wird im Vorgang nicht gespeichert; sie erscheint nur in den Server-Logfiles nach Abschnitt 3.

Wie wir die Daten verarbeiten

Das Formular legt Ihre Anfrage als Vorgang in unserem Vertriebsprojekt in Jira Cloud an. Jira wird von Atlassian betrieben; die Vorgangsdaten gehören zu den Produktdaten, für die wir den Speicherort Deutschland festgelegt haben (siehe Abschnitt 9). Zugriff haben ausschließlich die Mitarbeitenden der ISPICIO GmbH, die Ihre Anfrage bearbeiten. Zum Schutz vor automatisierten Eingaben prüft das Formular technische Merkmale des Absendevorgangs; ein externer Captcha-Dienst kommt nicht zum Einsatz.

Schlägt die Übergabe an Jira fehl, erhalten wir eine technische Fehlermeldung per E-Mail, die die Angaben Ihrer Anfrage enthält, damit sie nicht verloren geht.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten und um ein Angebot vorzubereiten. Soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen als natürlicher Person dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Anfragen für ein Unternehmen verarbeiten wir die Kontaktdaten der jeweiligen Ansprechperson auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten und Geschäftspartnern.

Pflichtangaben

Anliegen, Firma, Vor- und Nachname und geschäftliche E-Mail-Adresse sind erforderlich, damit wir Ihre Anfrage zuordnen und beantworten können. Ohne diese Angaben kann die Anfrage nicht übermittelt werden. Telefonnummer und „Weitere Informationen“ sind freiwillig; die Telefonnummer nutzen wir nur, um Sie zu Ihrer Anfrage anzurufen.

Speicherdauer

Führt Ihre Anfrage nicht zu einer Zusammenarbeit, löschen wir den Vorgang, sobald ein weiterer Kontakt nicht mehr zu erwarten ist, spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Kommt es zu einem Vertrag, gelten die Fristen in Abschnitt 7.

6. E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Nachricht und die Angaben, die zur Bearbeitung nötig sind. Für E-Mail, Kalender, Telefon- und Videokonferenzen (Microsoft Teams) und die Ablage von Dokumenten nutzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited (siehe Abschnitt 9).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Kommunikation einen Vertrag mit Ihnen als natürlicher Person betrifft oder vorbereitet. Bei Ansprechpersonen eines Unternehmens und im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten und Geschäftspartnern. Wir speichern die Kommunikation, solange die Bearbeitung es erfordert. Handels- und Geschäftsbriefe bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre auf.

Unverschlüsselte E-Mails können auf dem Übertragungsweg von Dritten eingesehen werden. Für vertrauliche Inhalte sprechen Sie uns an, wir stimmen dann einen geeigneten Übertragungsweg ab.

7. Geschäftskontakte: Kunden, Interessenten, Lieferanten

Wenn Sie als Kunde, Interessent, Lieferant oder Partner mit uns zusammenarbeiten oder als Ansprechperson eines solchen Unternehmens auftreten, verarbeiten wir folgende Daten:

• Unternehmensangaben: Firma, Firmenanschrift, Handelsregisterangaben (Registergericht, Registernummer, vertretungsberechtigte Personen), Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Kontaktdaten der Ansprechpersonen: Vor- und Nachname, Funktion im Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Festnetz- und Mobilfunknummer.
• Vertragsdaten: Angebote, Verträge, Bestellungen, Leistungsnachweise, Rechnungen und Zahlungsinformationen wie Bankverbindungen.
• Kommunikationsdaten: Korrespondenz, Gesprächsnotizen, Kontakt- und Supportanfragen.
• Lizenzdaten zu unserer SAP-Software: ein anonymer Benutzername ohne Personenbezug, der Lizenzschlüssel sowie Beginn und Ende der Gültigkeit.

Woher die Daten stammen

Von Ihnen selbst, von Ihrem Unternehmen, etwa wenn Sie uns als Ansprechperson benannt werden, aus öffentlichen Registern wie dem Handelsregister sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Unternehmenswebsites und beruflichen Netzwerken, etwa LinkedIn.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten nicht unmittelbar von Ihnen erhalten haben, informieren wir Sie nach Art. 14 DSGVO innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens einen Monat nach Erhalt der Daten. Verwenden wir die Daten zur Kommunikation mit Ihnen, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Mitteilung an Sie; ist eine Weitergabe an einen anderen Empfänger beabsichtigt, spätestens bei der ersten Weitergabe. Das gilt nicht, soweit eine gesetzliche Ausnahme von der Informationspflicht besteht, etwa weil Sie bereits über die Informationen verfügen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Anbahnung, Abschluss und Durchführung von Verträgen, einschließlich Angebotserstellung, Leistungserbringung, Abrechnung und Support: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, etwa als Einzelunternehmer. Bei Ansprechpersonen eines Unternehmens: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern und der Durchführung der Verträge mit deren Unternehmen.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen sowie Nachvollziehbarkeit unserer Leistungen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wo die Daten liegen

Vorgänge, Supportanfragen und Projektdokumentation führen wir in Jira und Confluence (Atlassian Cloud). E-Mail und Dokumente wie Angebote und Verträge liegen in Microsoft 365. Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen verarbeiten wir in DATEV Unternehmen online und stellen sie darüber unserem Steuerberater für Buchführung und Jahresabschluss zur Verfügung. Näheres zu den Dienstleistern in Abschnitt 9.

Empfänger

Unsere Auftragsverarbeiter (Abschnitt 9), unser Steuerberater, Banken zur Zahlungsabwicklung, Rechtsberater im Streitfall sowie Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.

Speicherdauer

Für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach nach den gesetzlichen Fristen: Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Daten von Interessenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt, löschen wir, sobald ein weiterer Kontakt nicht mehr zu erwarten ist, spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Länger speichern wir nur, solange Ansprüche noch nicht verjährt sind.

8. Support für unsere SAP-Software

Supportanfragen zu ISPICIO_X, ISPICIO_S und ISPICIO_E erreichen uns per E-Mail an support@ispicio.com oder über die in Ihrem Vertrag genannten Kontaktwege. Wir verarbeiten dabei Ihre Kontaktdaten, die Beschreibung des Anliegens und die Unterlagen, die Sie uns zur Fehleranalyse übermitteln, etwa Bildschirmfotos oder Protokolldateien. Bitte übermitteln Sie nur, was für die Analyse nötig ist, und entfernen Sie personenbezogene Daten Dritter, soweit möglich.

Die Analyse- und Protokolldaten Ihrer SAP-Systeme verbleiben in Ihrer Systemumgebung; wir haben darauf keinen Zugriff. Bei der Online-Lizenzprüfung übermittelt die Software den Lizenzschlüssel über eine Schnittstelle an unsere Jira-Instanz bei Atlassian, in der die Lizenzdaten hinterlegt sind (siehe Abschnitt 9). Dabei wird die IP-Adresse des aufrufenden Systems technisch für die Dauer der Anfrage verarbeitet; wir speichern sie nicht. Atlassian verarbeitet solche Verbindungsdaten als unser Auftragsverarbeiter in seinen Betriebsprotokollen.

Rechtsgrundlage für die Bearbeitung von Supportanfragen und für die Prüfung des Lizenzschlüssels ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Lizenz- oder Supportvertrags). Die nur technisch bedingte, vorübergehende Verarbeitung der IP-Adresse stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Lizenzprüfung. Supportvorgänge speichern wir für die Dauer des Vertrags und danach nach den Fristen in Abschnitt 7.

9. Dienstleister und Übermittlung in Drittländer

Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Übermittlung in Drittländer

Atlassian und Microsoft verarbeiten Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere im Rahmen von Support, Betrieb und Konzernverwaltung sowie durch Unterauftragsverarbeiter, unter anderem in den USA und in Australien. Für solche Übermittlungen gilt:

• Besteht für das Empfängerland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO), stützen wir die Übermittlung darauf. Für Empfänger in den USA gilt das, soweit sie nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind; Atlassian und Microsoft sind zertifiziert.
• Für Übermittlungen, für die kein Angemessenheitsbeschluss greift, gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Sie sind Bestandteil unserer Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Atlassian, Microsoft und Hostinger.
• Ergänzend schützen die Anbieter die Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung sowie Zugriffsbeschränkungen.

Hostinger und DATEV verarbeiten unsere Daten in Rechenzentren in Deutschland; setzt Hostinger Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ein, gelten ebenfalls die Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, soweit wir eine Verarbeitung darauf stützen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@ispicio.com oder an die Anschrift in Abschnitt 1.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

11. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und führen kein Profiling durch.

12. Datensicherheit

Die Website wird ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) ausgeliefert. Das gilt auch für die Übertragung des Kontaktformulars und für die Verbindung zwischen unserem Server und Jira. Der Zugang zu unseren Systemen ist auf die Personen beschränkt, die ihn für ihre Aufgabe benötigen, und durch Mehr-Faktor-Authentifizierung geschützt.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Stand: 8. September 2026.