Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est :

Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données, car les conditions légales d’une obligation de désignation ne sont pas réunies. Veuillez adresser vos demandes relatives à la protection des données aux coordonnées indiquées.

2. À qui s’applique cette politique

• Les visiteuses et visiteurs de ce site web, y compris de l’espace de téléchargement de nos logiciels SAP.
• Les personnes qui nous contactent via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone.
• Les interlocuteurs chez nos clients, prospects, fournisseurs et partenaires, même lorsque nous n’avons pas obtenu leurs données auprès d’eux directement (information conformément à l’art. 14 du RGPD).

Les informations relatives à des personnes morales, telles que la raison sociale, l’adresse de l’entreprise ou les données du registre du commerce, ne sont pas en soi des données personnelles. Elles le sont lorsqu’elles se rapportent à une personne physique, par exemple dans le cas d’une entreprise individuelle ou en lien avec un interlocuteur. Cette politique s’applique dans ces cas.

3. Visite du site web

Hébergement

Ce site web est hébergé par Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Chypre. Les serveurs se trouvent dans un centre de données en Allemagne. Un contrat de sous-traitance conformément à l’art. 28 du RGPD a été conclu avec Hostinger.

Fichiers journaux du serveur

À chaque consultation d’une page ou d’un fichier, le serveur web traite des données d’accès techniquement nécessaires : adresse IP, date et heure, adresse consultée, volume de données transféré, code de statut HTTP, page précédemment visitée (referrer) ainsi que navigateur et système d’exploitation. Cela vaut aussi pour le téléchargement de nos paquets logiciels.

Finalité et base juridique

Nous traitons ces données pour fournir le site web, garantir sa sécurité et sa stabilité, analyser les erreurs et repousser les attaques. La base juridique est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans l’exploitation sûre et sans perturbation du site web.

Durée de conservation

Les fichiers journaux sont à notre disposition pendant sept jours ; ensuite, ils ne nous sont plus accessibles. Nous ne les combinons pas avec d’autres données. Hostinger traite les fichiers journaux en tant que notre sous-traitant uniquement dans la mesure nécessaire à l’exploitation et à la sécurité de l’hébergement ou lorsque la loi l’exige. Les détails figurent dans les informations de Hostinger relatives à la protection des données.

4. Cookies, stockage local, traçage

Ce site web ne dépose pas de cookies et n’utilise pas de techniques de stockage comparables dans votre navigateur. Nous n’utilisons aucun service d’analyse, de traçage ou de marketing et ne créons pas de profils d’utilisation.

Polices, scripts et images sont chargés exclusivement depuis notre propre serveur. Lors de la visite du site web, aucune connexion à des serveurs tiers n’est établie. Un bandeau de consentement n’est donc pas nécessaire.

5. Formulaire de contact

Quelles données nous collectons

Objet (sélection), entreprise, prénom et nom et adresse e-mail professionnelle ainsi que, facultativement, votre numéro de téléphone et des informations complémentaires en texte libre. Nous enregistrons en outre l’heure de l’envoi et l’adresse de la page web par laquelle la demande est parvenue. Votre adresse IP n’est pas enregistrée dans le ticket ; elle n’apparaît que dans les fichiers journaux du serveur décrits à la section 3.

Comment nous traitons les données

Le formulaire crée votre demande sous forme de ticket dans notre projet commercial dans Jira Cloud. Jira est exploité par Atlassian ; les données du ticket font partie des données produit pour lesquelles nous avons fixé l’Allemagne comme lieu de stockage (voir section 9). Seuls les collaborateurs d’ISPICIO GmbH qui traitent votre demande y ont accès. Pour se protéger des saisies automatisées, le formulaire vérifie des caractéristiques techniques du processus d’envoi ; aucun service captcha externe n’est utilisé.

Si la transmission à Jira échoue, nous recevons par e-mail un message d’erreur technique contenant les indications de votre demande, afin qu’elle ne soit pas perdue.

Finalité et base juridique

Nous traitons vos indications pour traiter votre demande, y répondre et préparer une offre. Dans la mesure où votre demande sert à la préparation ou à l’exécution d’un contrat avec vous en tant que personne physique, la base juridique est l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD. Pour les demandes au nom d’une entreprise, nous traitons les coordonnées de l’interlocuteur concerné sur la base de l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans le traitement des demandes professionnelles et la communication avec les prospects et partenaires commerciaux.

Informations obligatoires

Objet, entreprise, prénom et nom et adresse e-mail professionnelle sont nécessaires pour que nous puissions attribuer votre demande et y répondre. Sans ces indications, la demande ne peut pas être transmise. Le numéro de téléphone et les « informations complémentaires » sont facultatifs ; nous n’utilisons le numéro de téléphone que pour vous appeler au sujet de votre demande.

Durée de conservation

Si votre demande ne débouche pas sur une collaboration, nous supprimons le ticket dès qu’aucun nouveau contact n’est plus à attendre, au plus tard trois ans après le dernier contact. En cas de contrat, les délais de la section 7 s’appliquent.

6. E-mail et téléphone

Si vous nous contactez par e-mail ou par téléphone, nous traitons vos coordonnées, le contenu de votre message et les indications nécessaires au traitement. Pour l’e-mail, le calendrier, les conférences téléphoniques et vidéo (Microsoft Teams) et le stockage de documents, nous utilisons Microsoft 365 de Microsoft Ireland Operations Limited (voir section 9).

La base juridique est l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD lorsque la communication concerne ou prépare un contrat avec vous en tant que personne physique. Pour les interlocuteurs d’une entreprise et dans tous les autres cas, la base juridique est l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans le traitement des demandes professionnelles et la communication avec les prospects et partenaires commerciaux. Nous conservons la communication aussi longtemps que son traitement l’exige. Nous conservons les lettres commerciales et d’affaires pendant six ans conformément à l’article 257 du Code de commerce allemand (HGB) et à l’article 147 du Code fiscal allemand (AO).

Les e-mails non chiffrés peuvent être consultés par des tiers pendant leur transmission. Pour des contenus confidentiels, contactez-nous ; nous conviendrons alors d’un canal de transmission approprié.

7. Contacts professionnels : clients, prospects, fournisseurs

Si vous collaborez avec nous en tant que client, prospect, fournisseur ou partenaire, ou si vous intervenez comme interlocuteur d’une telle entreprise, nous traitons les données suivantes :

• Données de l’entreprise : raison sociale, adresse de l’entreprise, données du registre du commerce (tribunal du registre, numéro d’immatriculation, personnes habilitées à représenter l’entreprise), numéro d’identification TVA.
• Coordonnées des interlocuteurs : prénom et nom, fonction dans l’entreprise, adresse e-mail professionnelle, numéros de téléphone fixe et mobile professionnels.
• Données contractuelles : offres, contrats, commandes, justificatifs de prestations, factures et informations de paiement telles que les coordonnées bancaires.
• Données de communication : correspondance, notes d’entretien, demandes de contact et de support.
• Données de licence de nos logiciels SAP : un nom d’utilisateur anonyme sans référence à une personne, la clé de licence ainsi que le début et la fin de sa validité.

D’où proviennent les données

De vous-même, de votre entreprise, par exemple lorsque vous nous êtes désigné comme interlocuteur, de registres publics tels que le registre du commerce, ainsi que de sources accessibles au public telles que les sites web d’entreprises et les réseaux professionnels, par exemple LinkedIn.

Dans la mesure où nous n’avons pas obtenu vos données personnelles directement auprès de vous, nous vous en informons conformément à l’art. 14 du RGPD dans un délai raisonnable, au plus tard un mois après la réception des données. Si nous utilisons les données pour communiquer avec vous, nous vous informons au plus tard lors de la première communication qui vous est adressée ; si une transmission à un autre destinataire est envisagée, au plus tard lors de la première transmission. Cela ne s’applique pas lorsqu’une exception légale à l’obligation d’information existe, par exemple parce que vous disposez déjà des informations.

Finalités et bases juridiques

• Préparation, conclusion et exécution de contrats, y compris l’établissement d’offres, la fourniture de prestations, la facturation et le support : art. 6, par. 1, point b) du RGPD, dans la mesure où vous êtes vous-même partie au contrat, par exemple en tant qu’entrepreneur individuel. Pour les interlocuteurs d’une entreprise : art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans la communication avec nos partenaires commerciaux et l’exécution des contrats avec leurs entreprises.
• Respect des obligations légales, en particulier des obligations de conservation du droit commercial et fiscal : art. 6, par. 1, point c) du RGPD.
• Constatation et défense de droits en justice ainsi que traçabilité de nos prestations : art. 6, par. 1, point f) du RGPD.

Où se trouvent les données

Nous gérons les tickets, les demandes de support et la documentation de projet dans Jira et Confluence (Atlassian Cloud). Les e-mails et les documents tels que les offres et contrats se trouvent dans Microsoft 365. Nous traitons les factures et les pièces comptables dans DATEV Unternehmen online et les mettons par ce biais à la disposition de notre conseiller fiscal pour la comptabilité et les comptes annuels. Plus de détails sur les prestataires à la section 9.

Destinataires

Nos sous-traitants (section 9), notre conseiller fiscal, les banques pour le traitement des paiements, des conseillers juridiques en cas de litige ainsi que les autorités lorsque nous y sommes légalement tenus. Nous ne vendons pas de données et ne les transmettons pas à des tiers à des fins publicitaires.

Durée de conservation

Pendant la durée de la relation commerciale et ensuite selon les délais légaux : lettres commerciales et d’affaires six ans, pièces comptables telles que les factures huit ans, livres comptables et comptes annuels dix ans (article 257 HGB, article 147 AO). Nous supprimons les données des prospects avec lesquels aucun contrat n’est conclu dès qu’aucun nouveau contact n’est plus à attendre, au plus tard trois ans après le dernier contact. Nous ne conservons les données plus longtemps que tant que des droits ne sont pas encore prescrits.

8. Support de nos logiciels SAP

Les demandes de support concernant ISPICIO_X, ISPICIO_S et ISPICIO_E nous parviennent par e-mail à support@ispicio.com ou par les canaux de contact mentionnés dans votre contrat. Nous traitons alors vos coordonnées, la description du problème et les documents que vous nous transmettez pour l’analyse des erreurs, par exemple des captures d’écran ou des fichiers journaux. Veuillez ne transmettre que ce qui est nécessaire à l’analyse et supprimer, dans la mesure du possible, les données personnelles de tiers.

Les données d’analyse et de journalisation de vos systèmes SAP restent dans votre environnement système ; nous n’y avons pas accès. Lors de la vérification de licence en ligne, le logiciel transmet la clé de licence via une interface à notre instance Jira chez Atlassian, dans laquelle les données de licence sont enregistrées (voir section 9). L’adresse IP du système appelant est alors traitée techniquement pour la durée de la requête ; nous ne l’enregistrons pas. Atlassian traite ces données de connexion en tant que notre sous-traitant dans ses journaux d’exploitation.

La base juridique du traitement des demandes de support et de la vérification de la clé de licence est l’art. 6, par. 1, point b) du RGPD (exécution du contrat de licence ou de support). Nous fondons le traitement temporaire, purement technique, de l’adresse IP sur l’art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; notre intérêt légitime réside dans le fonctionnement sûr et opérationnel de la vérification de licence. Nous conservons les tickets de support pendant la durée du contrat et ensuite selon les délais de la section 7.

9. Prestataires et transferts vers des pays tiers

Nous faisons appel aux prestataires suivants en tant que sous-traitants conformément à l’art. 28 du RGPD. Des contrats de sous-traitance existent avec chacun d’eux.

Transferts vers des pays tiers

Atlassian et Microsoft traitent également des données en dehors de l’Espace économique européen, en particulier dans le cadre du support, de l’exploitation et de l’administration du groupe ainsi que par l’intermédiaire de sous-traitants ultérieurs, entre autres aux États-Unis et en Australie. Pour ces transferts, les règles suivantes s’appliquent :

• Lorsqu’une décision d’adéquation de la Commission européenne existe pour le pays destinataire (art. 45 du RGPD), nous fondons le transfert sur celle-ci. Pour les destinataires aux États-Unis, cela vaut dans la mesure où ils sont certifiés au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) ; Atlassian et Microsoft sont certifiés.
• Pour les transferts non couverts par une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne s’appliquent (art. 46, par. 2, point c) du RGPD). Elles font partie de nos contrats de sous-traitance avec Atlassian, Microsoft et Hostinger.
• En complément, les prestataires protègent les données par des mesures techniques et organisationnelles, en particulier le chiffrement lors de la transmission et du stockage ainsi que des restrictions d’accès.

Hostinger et DATEV traitent nos données dans des centres de données en Allemagne ; si Hostinger fait appel à des sous-traitants ultérieurs en dehors de l’Espace économique européen, les clauses contractuelles types s’appliquent également. Une copie des garanties est disponible sur demande.

10. Vos droits

Vous disposez à notre égard des droits suivants concernant les données personnelles vous concernant :

• Accès aux données traitées (art. 15 du RGPD)
• Rectification des données inexactes (art. 16 du RGPD)
• Effacement (art. 17 du RGPD)
• Limitation du traitement (art. 18 du RGPD)
• Portabilité des données (art. 20 du RGPD)
• Retrait d’un consentement avec effet pour l’avenir, dans la mesure où nous fondons un traitement sur celui-ci (art. 7, par. 3, du RGPD)

Pour exercer vos droits, un message à info@ispicio.com ou à l’adresse indiquée à la section 1 suffit.

Droit d’introduire une réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, en particulier dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation présumée. L’autorité compétente pour nous est :

11. Pas de décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé et n’effectuons pas de profilage.

12. Sécurité des données

Le site web est fourni exclusivement via des connexions chiffrées (HTTPS). Cela vaut aussi pour la transmission du formulaire de contact et pour la connexion entre notre serveur et Jira. L’accès à nos systèmes est limité aux personnes qui en ont besoin pour leur mission et protégé par une authentification multifacteur.

13. Modifications de cette politique

Nous adaptons cette politique lorsque notre traitement ou la situation juridique change. La version publiée sur cette page fait foi. Dernière mise à jour : 8 septembre 2026.