Il Suo progetto ITha bisogno di software.Ce l’ha già.

Quasi ogni progetto di un’area di business ha bisogno di uno strumento: per richieste, approvazioni, verifiche, documentazione, segnalazioni. Il riflesso è acquistare nuovo software.

Nella maggior parte delle aziende Jira e Confluence sono presenti da tempo, introdotti e approvati. Chi realizza su questa base si risparmia l’intero processo di acquisto. Se internamente mancano know-how o capacità, interveniamo noi.

Acquistare nuovo software significa

Otto passi prima che il progetto inizi.

Costoso, laborioso, lento. Ognuno di questi passi è obbligatorio quando una nuova applicazione entra in azienda. Con Jira e Confluence sono già fatti da tempo.

Allineare con la strategia IT

Il nuovo software è coerente con la strategia IT o bisogna adattare la strategia? Confronto con la direzione IT prima di acquistare qualsiasi cosa.

Ufficio acquisti e selezione del fornitore

Confronto delle offerte o gara d’appalto, valutazione del fornitore, negoziazione del contratto. L’ufficio acquisti deve essere coinvolto e ha le proprie scadenze.

Valutazione di compliance

Verifica rispetto a norme, requisiti di legge e requisiti del Suo settore: protezione dei dati, sicurezza delle informazioni, conservazione, obblighi di documentazione.

Formare admin e utenti

Nuova interfaccia, nuovi termini, nuovi ruoli. Amministratori e utenti hanno bisogno di formazione prima che il progetto porti benefici.

Elaborare il concetto di autorizzazioni

Chi può vedere e modificare che cosa? Ruoli, gruppi e approvazioni devono essere progettati, concordati e documentati.

Integrare la gestione degli utenti

Collegamento alla directory, single sign-on, ingressi e uscite. Ogni applicazione aggiuntiva è un’altra connessione da mantenere.

Lavoro di aggiornamento aggiuntivo

Cicli di release, patch, compatibilità con il resto del panorama IT. Un altro sistema da tenere costantemente aggiornato.

Backup e ripristino

Configurare il backup, testare il ripristino, e farlo regolarmente. Un backup mai ripristinato è solo un’ipotesi.

Con Jira e Confluence

Già fatto.

La piattaforma è introdotta, verificata e operativa. Il Suo progetto parte da dove deve partire: dai contenuti di business.

Quando mancano know-how o capacità

Allora interveniamo noi.

La Sua IT resta proprietaria della piattaforma. Realizziamo il progetto insieme al Suo reparto IT, dalla consulenza alla consegna, e lo documentiamo in modo che resti verificabile.

  1. Consulenza
  2. Analisi di business
  3. Progettazione
  4. Implementazione
  5. Test
  6. Formazione
  7. Documentazione
  8. Supporto

Casi d’uso

Che cosa le aree di business realizzano con Jira e Confluence.

Quattro esempi dal nostro lavoro di progetto. Ognuno parte dal compito di business. Jira e Confluence entrano in gioco solo nella realizzazione.

  1. Caso d’uso 01 · Governance

    Controllo dei documenti per processi, policy e linee guida

    Situazione di partenza
    Processi, policy e linee guida dovevano essere creati, verificati, approvati e aggiornati regolarmente in modo centralizzato. L’area di business aveva bisogno di un processo di approvazione tracciabile, con responsabilità chiare e versioni documentate. Una soluzione su misura sviluppata dall’IT interna avrebbe comportato un onere aggiuntivo di sviluppo e gestione.
    Realizzazione
    Il controllo dei documenti è stato realizzato in Confluence con Comala. Per i diversi tipi di documento sono stati configurati workflow definiti con elaborazione, revisione, approvazione e pubblicazione. Ruoli, passaggi di approvazione e transizioni di stato fanno sì che sia sempre visibile in quale stato si trova un documento e a chi spetta il passo successivo.
    Risultato
    Oggi l’area di business gestisce autonomamente i propri processi, policy e linee guida in Confluence. Approvazioni e modifiche sono tracciabili, mentre la gestione tecnica e l’evoluzione della soluzione possono avvenire in modo centralizzato.

  2. Caso d’uso 02 · Assicurazione qualità

    Gestione degli strumenti di misura e taratura

    Situazione di partenza
    Gli strumenti di misura dovevano essere registrati in modo centralizzato e tracciati lungo l’intero ciclo di vita. Era decisivo in particolare: dove si trova uno strumento, chi lo sta usando attualmente e quando è prevista la prossima taratura? I sistemi esistenti non offrivano per questo un processo sufficientemente flessibile.
    Realizzazione
    Gli strumenti di misura sono stati modellati come oggetti in Jira Assets, con numero di serie, ubicazione, responsabile, stato di taratura e data della prossima taratura. Jira governa i processi correlati, per esempio la consegna e la restituzione degli strumenti e le tarature in scadenza. Ticket e asset sono collegati direttamente tra loro.
    Risultato
    L’area di business ha in ogni momento una panoramica aggiornata di inventario, utilizzo e stato di taratura dei propri strumenti di misura. Le attività in scadenza possono essere gestite e documentate in modo sistematico. La soluzione resta amministrabile centralmente, mentre i dati di business vengono mantenuti dall’area stessa.

  3. Caso d’uso 03 · Gestione progetti

    Governare centralmente il portafoglio progetti

    Situazione di partenza
    Più progetti procedevano in parallelo, ma venivano in gran parte pianificati e gestiti singolarmente. Ai responsabili mancava una visione comune di scadenze, avanzamento, dipendenze e progetti critici. Si voleva evitare, per quanto possibile, una piattaforma aggiuntiva di gestione del portafoglio.
    Realizzazione
    I progetti Jira esistenti sono stati riuniti in una vista di portafoglio trasversale. Con Jira Plans o le roadmap, progetti, milestone e dipendenze si pianificano e si monitorano insieme. Per requisiti più complessi può essere impiegato in aggiunta Structure, per costruire gerarchie, report e viste di portafoglio personalizzati.
    Risultato
    I responsabili di progetto e di portafoglio possono governare più progetti da una vista comune e riconoscere per tempo gli scostamenti. I team di progetto continuano a lavorare nei loro consueti progetti Jira. La vista di portafoglio nasce sulla base degli stessi dati.

  4. Caso d’uso 04 · Acquisti

    Acquisti con verifica di compliance

    Situazione di partenza
    Le richieste di acquisto dovevano essere verificate da diverse funzioni prima dell’ordine. A seconda dell’acquisto andavano coinvolti, per esempio, dirigenti, compliance officer e responsabili della protezione dei dati. Il coordinamento via e-mail generava richieste di chiarimento, mancanza di trasparenza e approvazioni difficili da ricostruire.
    Realizzazione
    Il processo di acquisto è stato realizzato come workflow in Jira. I collaboratori inseriscono la propria richiesta di acquisto tramite un modulo strutturato. In base ai dati indicati, la richiesta percorre automaticamente i passaggi di verifica e approvazione necessari, per esempio da parte del responsabile competente, della compliance e del responsabile della protezione dei dati. Decisioni, commenti e approvazioni vengono documentati direttamente nel ticket.
    Risultato
    Gli acquisti seguono un processo uniforme e tracciabile. I richiedenti vedono in ogni momento lo stato attuale, i verificatori ricevono in modo mirato i ticket di loro competenza e le approvazioni sono documentate centralmente. Le modifiche al processo possono essere realizzate tramite la configurazione di Jira, senza dover sviluppare un’applicazione dedicata.

Prossimo passo

Ci racconti il Suo progetto. Le diciamo che cosa Jira e Confluence sanno già fare.

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