Mittelstand: Geschäftsprozesse mit JIRA

In der Ablauforganisation eines Unternehmens existieren zwei grundsätzlich verschiedene Formen der Strukturierung: die Geschäftsprozess- und die Projektorganisation. Moderne Ticketsysteme, wie beispielsweise JIRA von Atlassian, haben in den letzten Jahren insbesondere der Softwareentwicklung mit ihrem projekthaften Charakter rasante Verbreitung gefunden. Dieser Beitrag möchte aufzeigen, dass der Einsatz eines Ticketsystems auch für das Abbilden von Geschäftsprozessen ein lohnenswerter Ansatz sein kann.

Die Geschäftsprozessorganisation basiert, vereinfacht gesprochen, auf der Untergliederung in Prozess, Teilprozess, Aktivität und Verrichtung. Sie kommt dort zum Einsatz, wo gleichartige Tätigkeiten wiederkehrend ausgeführt werden müssen. Die Bestellsachbearbeitung ist hierbei ein Beispiel. Ein Projekt hingegen zeichnet sich in erster Linie durch die Einmaligkeit, die zeitliche Befristung und die konkrete Zielsetzung aus. Das Ziel, bspw. die Umstellung auf eine neue ERP-Lösung, wird dabei meist in der Form Aufgabe, Teilaufgabe und Arbeitspaket untergliedert. Hier entspricht ein Arbeitspaket einem Ticket in einem Ticketsystem. Aus diesem Grund findet JIRA gerade in der Projektsteuerung die letzten Jahre zunehmend Verbreitung.

Betrachtet man hingegen betriebswirtschaftliche Prozesse, so wird meist in Steuerungs-, Kerngeschäfts- und Unterstützungsgeschäftsprozesse unterschieden. Zu den Steuerungsprozessen zählen die Managementaufgaben. Durch das Abbilden der Steuerungsprozesse in JIRA lassen sich nun auf einfache Weise Transparenz herstellen und Effizienzgewinne realisieren. Wie das geht? Man verheiratet die Projekt- mit der Geschäftsprozessorganisation und bildet die Aktivität bzw. die Verrichtung in je einem Ticket ab (z. B. „Meldung Berufsgenossenschaft“). Das heißt, wiederkehrende Managementaufgaben werden in gleichartigen Tickets abgebildet. Diese werden anschließend top-down den Mitarbeitern einer Abteilung zugewiesen. Jedes Ticket trägt hierbei die Informationen Bearbeiter, Aufgabe, Priorität und die Fristigkeit im Bauch. Zudem können Tickets externe Dokumente wie Office-Dateien und PDFs speichern. Des Weiteren haben Tickets konfigurierbare Status (z. B. „Offen“, „In Arbeit“, „In Review“, „Erledigt“).

Der Clou an diesem Vorgehen ist, dass auf Ebene der Verrichtung automatisch KPIs (Key Performance Indicators) in Dashboards und Berichten aufgezeigt werden. Nutzt man die optionale Zeiterfassung Tempo, kann man zusätzlich den Aufwand für Management-Aufgaben erfassen. Diesen Informationen sind bares Geld wert: denn es ermöglicht einerseits, die aus der Produktion bekannte Prozesskostenrechnung in den indirekten Bereich zu übertragen und damit eine verursachungsgerechte Kostenzuordung. Und zugleich können die Erkenntnisse zur Prozessoptimierung oder einer Preisermittlung genutzt werden.