Steuer-IKS: Warum ist eine Umsetzung mit JIRA so wirksam?

In diesem Beitrag zeigen wir anhand eines Beispiels innerhalb eines Steuer- bzw. Tax-Compliance-Management-Systems („Steuer-IKS“), warum die Umsetzung eines Steuer-IKS mit dem Ticketsystem JIRA von Atlassian so enorm wirksam ist.

Die Risiken und Konsequenzen aus der Abgabe einer unrichtigen oder verspäteten Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) können für ein Unternehmen enorm sein. Denn eine USt-VA ist einer Steuerfestsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung gleichgestellt (§ 168 AO). Die Folge ist, dass eine vorsätzlich nicht rechtzeitige abgegebene oder inhaltlich nicht zutreffende USt-VA den Tatbestand der Steuerhinterziehung nach § 370 AO erfüllt. Das IWW (Institut für Wissen in der Wirtschaft) führt hierzu aus, dass eine „vorsätzliche Steuerhinterziehung bereits verwirklicht ist, wenn der Täter den Erfolgseintritt ernsthaft für möglich hält und ihn billigend in Kauf nimmt, ohne dass es ihm hierauf gerade ankommen muss (Eventualvorsatz)“. [1] Aus diesem Grund werden in einem Steuer-IKS die Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig als Risiko aufgenommen und entsprechende Kontrollen im Unternehmen umgesetzt.

Bei unserem Ansatz zum Steuer-IKS wird dieses Risiko in JIRA in mindestens 14 Tickets abgebildet. Es gibt ein Ticket „Risiko“, indem das Risiko beschrieben und auf den zugrundeliegenden Geschäftspozess verwiesen wird. An dieser Stelle wird auch der Risikowert als Ergebnis aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Höhe des potentiellen Schadens hinterlegt. Des Weiteren gibt es mindestens ein Ticket „Kontrolle“. Dieses beschreibt unter Anderem die Kontrollhandlung, wer für die Kontrolle die Verantwortung trägt und die Kontrollfrequenz. In diesem Beispiel monatlich. Hieraus folgt, dass für jedes Geschäftsjahr 12 weitere Tickets der Kategorie „Kontrolldurchführung“ angelegt werden. Diese Tickets werden Personen zugewiesen, die die Kontrollhandlung Ende-zu-Ende begleiten und sie werden jeweils mit einem Fälligkeitsdatum hinterlegt – also der 10. Januar, 10. Februar usw.

In unserem Beispiel besteht die Kontrollhandlung nun darin, dass im SAP zur eigentlichen Umsatzsteuervoranmeldung (Report „RFUMS00“) eine Zusatzliste generiert wird (Report „RFUMS10“) und die Zahlen auf Inkonsistenzen überprüft werden. Im Anschluss an die Prüfung muss die Prüfungshandlung jeweils vom Gruppen- und vom Abteilungsleiter abgezeichnet werden. Das unterschriebene Prüfungsdokument muss dann in das jeweilige Ticket hochgeladen und das Ergebnis beim Schließen des Tickets hinterlegt werden (OK / Nicht-OK). Aus IKS-Sicht kann es nun folgende „Missstände“ geben. Entweder wurde die Kontrolle nicht bis zum 10. durchgeführt. Oder aber die Freizeichnung ist nicht vollständig bzw. es ergaben sich Inkonsistenzen, die zu Korrekturen in der Buchhaltung geführt haben.

Für den Fall, dass die Kontrolle nicht rechtzeitig durchgeführt wurde, erhält das C-Level-Management vom System automatisch nach Verstreichen des Fälligkeitsdatums eine E-Mail mit einem Link auf das konkrete Ticket „Kontrolldurchführung Umsatzsteuervoranmeldung“ mitsamt der Information, wer für die rechtzeitige Kontrolldurchführung die Verantwortung trägt. Ist hingegen die Kontrollhandlung selbst betroffen, würde die konkrete Kontrolldurchführung in der Tortengrafik auf den Dashboards des Abteilungsleiters und des C-Level-Managements in unterschiedlichen Aggregationsstufen in der Aufteilung „OK“ bzw. „Nicht-OK“ auftauchen. Durch Click-through können nun Prozessschwächen zielgerichtet aufgedeckt und behoben werden. Dieser Aspekt ist wiederum für die Befreiungswirkung des Steuer-IKS hinsichtlich des Vorwurfes der Steuerverkürzung bzw. -hinterziehung von enormer Bedeutung: Denn das Steuer-IKS soll gerade dazu dienen, einen nachvollziehbaren Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung der Steuerprozesse und der Kontrollen, sowie eine nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Kontrollsystems zu besitzen.

[1]  https://www.iww.de/pstr/schwerpunktthema/selbstanzeigenberatung-korrektur-von-umsatzsteuervoranmeldungen-f56771, abgerufen 31.08.2018.

Siehe auch: ISPICIO-Blog: Ticketsysteme als Steuer-IKS